Reservación de Espacios

Para la solicitud de eventos solicitados en un corto plazo a la fecha de su realización (eventos que no fueron solicitados en el periodo de recepción de macro eventos)

  • Se asignará lugar de acuerdo a la disponibilidad de espacios
  • Solicitar espacio, mínimo 20 días antes del evento.
  • La solicitud de espacio se realizará vía correo electrónico, proporcionando los siguientes datos:
    • Nombre del evento
      Fecha
      Lugar solicitado
      Horario del evento
      Numero de asistentes
      Nombre del responsable del evento
      Material y equipo que requiere

 

  • Se asignará lugar de acuerdo a la disponibilidad de espacios, material y equipo.
  • Agendar reunión con Eventos DPF, para coordinar la logística del montaje mínimo 15 días antes del evento. En ésta reunión se acordaran aspectos de montaje, como son: tiempo, mobiliario y equipo audiovisual, así como el presupuesto de tiempo extra que genere el evento, si así fuera el caso.
  • En caso de haberse generado algún presupuesto de horas extras, el responsable del evento debe hacer el traspaso del costo total del evento, a la cuenta 610105 referente a la unidad y entidad correspondiente a su división y entregar a Eventos DPF la copia del traspaso firmado por control presupuestal, al menos 3 días antes del evento.
  • Eventos DPF entregará la planeación de la logística generada en la reunión a las áreas involucradas, para la ejecución del montaje.

Nota: En caso de surgir algún cambio en el montaje del evento, el responsable del evento deberá solicitar dicho cambio a Eventos DPF; tomando en cuenta los tiempos de montajes como la variable que determinará dicha decisión.

  • La instalación de equipo y mobiliario (montaje) será entregado al responsable del evento, por Eventos DPF, en la fecha y hora acordadas.
El evento, (montaje y equipo) deberá cubrir las medidas necesarias de seguridad, dando su Vo.Bo. del área de Protección Civil del campus.