Macroeventos

¿Que es un Macro Evento?
Es un evento que puede tener alguna o todas las siguientes características:

  • Impacto dentro o fuera del campus en forma económica (captación) o educativa.
  • Con un público mayor a 200 personas.
  • Con presencia de Directivos o Personalidades de impacto general.

¿Qué es un “Contacto de Dirección”?
Un “Contacto de Dirección” con Eventos DPF, es la persona designada por el Director de división o dirección, para gestionar lo relacionado a los Macro Eventos del área, además de negociar y estar al tanto de cualquier cuestión relacionada a espacios asignados para dichos eventos.

¿Quién es el Responsable del Evento?
Es la persona responsable de la logística del evento con la cual Eventos DPF coordinara la logística del montaje y otros detalles.

Proceso planeación y logística de Macro Eventos

  • Solicitud de espacios por parte del contacto de dirección.
  • Confirmación de espacio, asignado por Eventos DPF, a la ext. 1778.
  • Verificar en el calendario de macros la confirmación de espacio por parte de Eventos DPF.
  • Agendar reunión con Eventos DPF, para coordinar la logística del montaje, mínimo 15 días antes del evento. En ésta reunión se acordaran aspectos de montaje, como son: tiempo, mobiliario y equipo audiovisual, así como el presupuesto de tiempo extra que genere el evento, si así fuera el caso.
  • En caso de haberse generado algún Presupuesto de horas extras, el responsable del evento debe hacer el traspaso a la cuenta 610105 referente a la UNIDAD y ENTIDAD correspondiente a su División, del costo total del evento.
  • Entregar a Eventos DPF la copia del traspaso firmado por control presupuestal, al menos 3 días antes del evento.
  • Eventos DPF entregará planeación y logística generada en la reunión a las áreas involucradas para la ejecución del montaje.

Nota: En caso de surgir algún cambio en el montaje del evento, el responsable del evento deberá solicitar dicho cambio a Eventos DPF; tomando en cuenta los tiempos de montajes como la variable que determinará dicha decisión.

  • La instalación de equipo y mobiliario (montaje) será entregado al responsable del evento por Eventos DPF en la fecha y hora acordada

El evento, (montaje y equipo) deberá cubrir las medidas necesarias de seguridad, dando su Vo.Bo. del área de Protección Civil del campus.

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